Salut tous.

J'ai quelques questions concernant l'organisation mais surtout le cout d'un tournoi.

Pour un tournoi de nuit ouvert à tous en 4x4 mixte par exemple :

- Combien coute environ la location d'un gymnase de nuit ? ( sur paris surtout )
- Pour la buvette que faut il prevoir environ ? ( nombres de canettes/sandwichs etc oui c'est bête mais bon )
Et surtout combien ca coute environ une buvette ? Et combien ca peut rapporter en gros ?
- A qui faut il s'adressé pour faire floquer des t-shirts pour le tournois ? Combien ca coute ? Combien de t shirts faudrait il idealement etc ??
- Comment demarcher les commercants/entreprises pour avoir obtenir des lots etc..

Si vous avez d'autre remarques concernant l'organisation d'un tournoi je suis preneuse.
Quels sont les trucs a eviter absolument ?
Les choses a faire, a prevoir ... ?
Le but étant de faire passer a tous une agréable soirée, sportive et humaine d'abord, que les gens aient envie de revenir, et puis aussi de rapporter des sous au club pour pouvoir acheter des maillots etc par exemple..

Bon, je peux pas te répondre à tout mais juste quelques trucs selons les tournois que j'ai organisé.

Pour le nombre de sandwich, c'est un nocturne qui débute à quelle heure ? S'il débute à 19h, il faut prévoir plus de sandwich que s'il débute à 20h ou après. Pareil, ça se termine à quelle heure ? Si ça se finit à 1h, il faudra également plus de sandwich que si ça se finit à 5h.

Sinon, pour te donner une idée, au niveau sandwich, sur un tournoi dans la journée complète, de 9h à 19h environ (donc pas de repas du soir) je compte 1,5 sandwich par personne. Ca tombe assez juste.

Pour les boissons, ça dépend beaucoup de si tu organises en été ou en hiver. En hiver, je prévois moins de 2 cannettes par personne alors que s'il fait chaud, tu peux aller jusqu'à 3, et même légèrement plus, mais pas 4. Par contre, en nocturne si tu fais pas ça en été, je pense qu'entre 2 et 3, ça ira.

Il faut aussi prévoir le café, ça marche très bien, le café, forcément avec les gobelets, le sucre, les touillettes.

Concernant la sollicitation des lots auprès des entreprises, ça a marché jadis, mais depuis quelques années, ils sont devenus très très radins. J'ai abandonné l'idée de récupérer des lots. En revanche, tu peux aller dans les solderies et tenter d'avoir des prix sur des achats en lots. Bon, tu peux aussi démarcher les boîtes, mais moi, j'y crois plus mais ça veut pas dire qu'il n'y en a pas une ou 2 qui seront d'accord.

Le truc qui exaspère les joueurs, c'est de devoir attendre 3 h avant les 1ers matchs. Soit prête avant que tout le monde arrive, tu dois savoir quelles équipes vont jouer et lancer la chauffe très rapidement. Pour ça, je crois que tu es obligé de faire les préinscriptions et de ne pas prendre d'inscription sur place. J'ai déjà vu un tournoi qui a tourné à la catastrophe parce qu'ils ont voulu intégrer au dernier moment 2 équipes. Ils ont refait tout leur tableau, du coup, il y avait une poule qui jouait toutes seule à la fin, le résultat, arrivé à 8h du matin, 1er match à 13h de l'après midi. Ca avait vraiment gueulé et depuis, ce tournoi n'existe plus, il a eu vraiment mauvaise réputation. ET pourtant, ça partait d'un bon sentiment des organisateurs, mais en voulant être sympa avec 2 équipes qui s'y sont pris au dernier moment, ils ont pénalisé les 54 équipes qui s'y étaient pris à l'avance. C'est rageant. (c'était sur 3 gymnases.) Donc, vraiment, je pense qu'il ne faut prendre personne sur place, tu vas peut-être perdre 30 euros d'inscription, mais tu fidèliseras les équipes pour un prochain tournoi en montrant une organisation super carrée.

Sinon, si tu organises un tournoi pour ce que ça va te rapporter, oublie l'idée, les recettes sont vraiment maigres. mais ça dépend du nombre d'équipes que tu prends, donc de ton nombre de terrain. Ca dépend aussi des lots que tu veux faire. Moi, j'avais voulu récompenser tout le monde avec des lots plus intéressant pour les 1er. J'avais compter 3 E par personnes et 10 E/personne pour les vainqueurs. Je crois que tu peux difficilement faire moins. Donc, il reste vraiment plus grand chose. L'avantage d'un tournoi, ce n'est que pour faire connaître ton club, car c'est beaucoup d'énergie pour une maigre recettte.

LEs maillots, ça dépend aussi de combien tu en fais faire, plus tu en fais, moins c'est cher à l'unité. Donc, si c'est pour récompenser 3 pélèrins, c'est pas rentable. Si c'est pour donner à tout lemonde, ben ça dépend de beaucopu de choses :

Le maillot blanc coûte moins cher que ceux de couleur.
Si tu imprimes avec un, 2 ou 3 couleur, le prix est doublé ou triplé
Tu as des frais techniques assez coûteux qui sont fixe, si tu imprimes 10 maillots ou 100 maillots, c'est le même montant, entre 50 et 100 euros.
Pour 10 maillot, c'est environ 14 Euros à l'unité
Pour 50 maillots, compte 3,50
Pour 100 maillots, prévoit 2,50, toujours en aditionnant les frais techiniques et de maquettes.

Bon, voilà, je vois rien d'autres.

Merci beaucoup pour tes conseils, surtout pour les pré inscriptions, je n'avais pas pensé au temps que ca prendrait si c etait fait sur place, même en tenant un nombre d equipes strictes.
Concernant la recette du tournoi, c'est secondaire, en effet, mais aussi maigre soit elle, dans une petite association ou on galère un peu pour avoir des equipements pour tous, tout est bon a prendre, lol.
En fait on veut vraiment faire ca bien, on est au taquet pour accueillir et proposé au mieux les choses, autant dans l'installation du gymnase que dans l organisation des poules etc, donc on veut vraiment faire plaisir avant tout aux participants.

Concernant les lots, on aimerait d'abord, des t shirts pour tous les participants qui se sont inscrit. Et ensuite je penses qu'on recompensera du premier au 4eme de chaque tournoi ( principale et conso ). On offrira le café de bienvenue et celui de départ aussi je penses.

Le seul truc en fait qui me fait un peu peur, c'est au niveau de l organisation des poules, des temps d attentes entre chaque match etc. On veut que ca joue, beaucoup. Quitte a faire des poules de brassages au debut du tournoi, puis au debut de la principale et de la conso. Un max de matchs en fait.

Ha oui, et sinon on sera surement sur un seul gymnase, avec 3 terrains.
Combien d equipes possibles la dessus ?

Sur 3 terrains, l'idéal, c'est entre 16 et 20 équipes. Plus, c'est possible, mais ne va pas au-dela de 24, il y aura trop t'attente.

Attention, moi, c'est souvent le café qui fait que je dégage un bénéfice à la buvette, je ne te conseille pas de l'offrir. En revanche, si tu vois que quelqu'un en boit toute la journée, donne la consigne d'en offrir quelques-uns.

Tu peux parfois te casser le nez avec la buvette et avoir plus de courses que de recettes si tu veux garder des prix raisonnable. Ton intérêt, c'est de rentrer dans tes frais et ne crois pas que ce soit gagner d'avance. Ca peut varier d'un tournoi à l'autre. Une année, j'ai fait un tournoi nocture ou la moitié des équipes était arrivés avec leur propre sandwich et leur bouteille de coca. Je suis restée avec toute la bouffe sur les bras. Une autre année, beuacoup sont sortis à midi pour aller manger dehors. Bref, le café, c'est une valeur sûre.

Moi, je sais que je matraque pas à la buvette, par exemple, je paie 6 cannettes dans les 3 E, je revends 1 euros la cannette mais tu n'es pas sûre de tout vendre, donc tu peux ne dégager aucun bénéfice si tu n'as pas vendu au moins la moitié de tes cannette. Tu commences à dégager 50 ct de bénéf à partir de la 1re cannette de la 2e moitié de ton stock. Comme tu ne sais jamais combien tu vas vendre, voilà.

Ce que je veux te dire, c'est d'accord, t'organises un tournoi, tu veux un maillot pour tout le monde et que ça joue, mais vraiment, il faut pas que vous y soyez de votre poche, si l'engagement est totalement reverser en lot et que tu dégages 100-150 E de ta buvette (ce qui sera très bien), avec la location du gymnase, tu risques de devoir payer à la fin de la journée.

Ah, autre chose, parfois, certains magasins, quand tu leur dis que c'est pour une manifestation, accepte de reprendre les canettes invendues, pas le frais, mais les boissons. Essaie de trouver mais ils le font de moins en moins. Là, tu as moins de risque. Moi, mon Frnaprix la fait pendant des années et un jour, ils ont arrêté et personne d'autres ne veut le faire.

Sur mon dernier tournoi, je me suis retrouver avec une 50aine de canettes invendues. C'est un tiers, donc tu vois, j'ai dégagé queue dale en bénéf sur les boissons. JE suis dégoûté, j'ai fait 70 E sur la buvette environ et j'ai ai mis de ma poche pour payer une partie des cannettes invendues, mais je ne peux pas tout payer. Donc, méfie toi.

Je comprends que tu veuilles être sympa mais le coup des maillots, je suis pas sûr surtout si c'est un petit club sans trop de moyen. Ne prévois que pour les gagnants avec éventuellement, un petit lot pas trop cher pour les participants. Moi, j'avais récompensé en barre de chocolat invendu et bonbons invendus. C'est aussi une solution. Les gens viennent avant tout pour jouer, pas pour le t-shirt ou les lots et ceux qui viennent pour les lots, crois-moi, c'est pas les équipes les plus fair-plays.

Alors concernant les lots, on a déjà organisé des tournois pour jeune, ou notre philosophie était, lot pour tous, max de matchs et ca fonctionnait tres bien.

Et puis, moi j'ai un max de survetements ( Haut+bas ) neuf et d'exellente qualité en rab a refilé donc on va surement s'en servir pour les lots du premier au 4eme. Et ajouter certaines choses.
Pour les t shirts pour tous, j'y tiens beaucoup. Parce que moi j'aime avoir un souvenir de chaque tournoi et je suis ravie de repartir avec un t shirt a chaque fois. Donc la dessus je lacherais pas l affaire.

Pour l'argent a mettre dans le tournoi, on a quelque chose qui est en train de s'organiser pour recolter des fond pour reversé dans l'organisation du tournoi. On va sortir quelques sous de nos poches, mais pas enormement en fait. On a beaucoup de bon plans, autant en faire profiter au max.
Même pour la buvette, on bénéficie d'une personne commercante qui ira chez Metro, donc -20% sur tout l alimentaire/boisson. Et même offert, je crois.

Le café je suis vraiment pour offrir le premier a l'arrivée des participants, ca met une ambiance assez chaleureuse tres rapidement, on se retrouve déjà autour de la buvette etc..

Et pour les bonbons invendus en guise de lot je suis pas contre. En fait ca depends le prix du tournois.
Je me souviens qu'on avait payé 40e pour l'inscription d'une equipe de 4x4 mixte. On a fini second de la principale on est repartie avec un paquet de bonbec.
Alors daccord pour les bonbecs mais dans ce cas pas abusé sur la participation.

Ah ben oui, mais d'un côté, tu me dis que votre club a du mal à avoir de la tune et que même un petit peu serait le bienvenue, alors moi, je te dis, méfie toi, la buvette, ça rapporte pas beaucoup. ET de l'autre tu me dis que tu le fais pour les joueurs et pas pour la tune.

Moi, je sais que mon objectif, c'était de ne pas perdre d'argent mais c'était pas d'en faire, donc c'est vrai qu'en prenant 30 E, ça permettait de financer les lots, je remettais tout dans les lots et je ne gardais que la buvette, comme je t'ai dit, une centaine d'euros. Si c'est ton optique aussi, que ce n'est plus d'acheter du matériel pour ton club, ben effectivement, lâche toi. Moi, franchement, je préfère organiser ce genre de tournoi, c'est clair, tu fais plaisir aux joueurs avant tout et c'est cool. Mais si c'était pour financer du matos, je ne ferai pas du tout pareil.

Bon, sinon, perso, en tant que joueurs, moi j'ai décidé que je ne faisais plus de tournoi à 40 E, je trouve que c'est abusé. Je sais pas ce que les autres en pense, mais franchement, 10 E, 65 F par personne, c'est trop, ça fait un peu pigeon.

Alors, j'ai aussi fait un tournoi à 40 E, ou tu repars avec un truc tout pourri (une natte de plage en paille) Franchement, j'y vais pas pour les lots, mais parfois, mieux vaut repartir avec rien. A houilles, chauqe équipe était reparti avec un sachet plein de bonbec, ben franchement, j'ai trouvé ça sympa.

"Le but étant de faire passer a tous une agréable soirée, sportive et humaine d'abord, que les gens aient envie de revenir, et puis aussi de rapporter des sous au club pour pouvoir acheter des maillots etc par exemple.."

C'est ce que j'ai marqué dans mon premier poste.
Et oui, on veut, faire un peu d'argent, ne serait ce que pour acheté des genouillères aux petits, des ballons, un cadie pour les entrainements, du strap enfin des trucs de tous les jours quoi. Et oui on veut aussi faire plaisir au gens qui viennent a notre tournoi, et je penses, en tout cas, j espere que c'est faisable. Si on arrive a bien organiser ce tournoi, les gens auront envie de revenir, et on pourra en refaire plusieurs chaque année.

Sinon on comptait pas du tout mettre le prix du tournoi a 40e. J'ai aussi testé ca, et même avec de bon lots, ca reste trés trés cher tout de même. 30E en 4x4 ca semble correct, en fait ca depends des lots qu'on aura, du budget qu'on aura depensé, mais je penses pas que ca ira au dela de 32 euros.

Ah, ben on est dans la même optique alors. Je déteste organiser des tournois pour l'argent. Si on en fait, tant mieux, mais le plus souvent, on arrive à zéro pour plusieurs raisons. Comme je te l'ai dit, je pratique des prix à la buvette assez bas et parfois, ça ne se rentabilise pas. En plus, je supporte pas de mettre de l'épaule dans les sandwichs, c'est trop dégueu alors je prends du vrai jambon. C'est peut-être débile car je le paie plus cher, mais l'espèce de plastique qui marine dans de la saumure qu'on appelle jambon, vendu parfois dans les tournois, c'est tout juste pas possible. Quand je vois la baguette coupée en 4 avec de l'épaule vendu 2,50 E, je roucoule !

Donc, c'est vrai que je lâche pour que les gens aient un sandwich digne de ce nom, je coupe la baguette en 3, je mets du vrai jambon et je le vends 2 E. Voilà, pour te donner une idée. C'est vrai que je rapporte pas grand chose mais j'estime que le gars, il a déjà payé 30 E pour s'inscrire, je vais pas en plus le plumer à la buvette.

Je suis partisante des maillots pour tout le monde, mais en fait, après calcul, ça nous revenait trop cher, je n'ai pas pu le faire parce qu'en fait, je voulais pas faire un mailot blanc (j'en ai plein mon placard et j'imagine que les autres joueurs, c'est pareil), et en couleur, ça revenait trop cher mais j'ai quand même fait un truc pour tout le monde (un sac rose comme dirait le big chef).

Bon, maintenant, je n'ai jamais fait le même bénéfice même avec le même nombre d'équipes alors je crois qu'il y a aussi un peu de chance. LA 1re année, j'étais en perte sur la buvette, la 2e année, j'ai fait un super bénéfice... Cette année, c'était vraimetn pas terrible, à peine 60 E. J'étais très déçue car c'est pour le Téléthon que j'organise ce tournoi. Eh oui, mon club ne garde pas un copek. Mais bon, tout le monde n'a pas les moyens de s'acheter un sandwich, j'avais pas mal de jeunes et d'étudiants et pour eux, 5 E, c'est énorme. Ils viennent avec leur sandwich. Donc, tu vois, tout dépend du public et ça, on peut pas le prévoir.

J'ai l'impression que tu as mal pris ce que je t'ai dit mais dans ton 1er post, tu dis "et rapporter un peu d'argent pour acheter des maillots par exemple"). Avec la location d'un gymnase, ça me parait inconcevable, en offrant le café et des maillots pour tout le monde. Je voulais juste que tu ne vois pas le tournoi comme le messie et que tu sois pas super déçue derrière. C'est tout. Rien d'autres Désolée que tu l'aies mal pris. Ca m'apprendra à me mêler.

En tout cas bon courage et tiens-nous au courant. Moi, si tu fais un tournoi, j'arrive, ça nous donnera l'occasion de nous connaître.

Ha nononononononoon ! J'ai rien pris de travers, ni mal, t'inquietes pas !
C'est difficile de montrer le ton d'une phrase sur le net lol ! Mais non non je ne prends rien mal pas de soucis.

En fait, on espère pas ce tournoi comme le messie qui va pouvoir nous financer tout nos maillots, et des billets d'avion aller retour vers puerto rico non non. C'est juste qu'on va essayer de concilier plaisir et utile. J espere que c'est possible, et je penses que c'est possible. Je ne serais pas déçue si cela ne nous apporte pas grand chose, et je serais super heureuse de pouvoir meme recolter 50 euros grace au café

La ou je serais reellement déçue en fait, c'est si le tournoi se passe mal, si les gens ne sont pas bien, si on arrive pas a tenir nos engagements pour le nombres de matchs, l attente entre les jeux etc. La oui, je serais vraiment déçue, et ce, même si on fait une bonne recette.

Déjà, si on réussit a faire un truc bien organisé, chaleureux, ou les matchs s'enchaine, ou les gens mange bien, rigole, joue, discute etc, et en plus ont envie de revenir, se sera que du tout benef. Car en fait on se lance, avec les jeunes du club dans cette organisation. On veut vraiment faire le maximum seuls ( a part peut etre la demande du gymnase, mais pour ce qui est du paiement gymnase/gardien on va se debrouiller entre nous, dans notre quartier pour recolter des fonds ).